NXワンビシアーカイブズ(東京都港区)と、スリーシェイク(東京都千代田区)は、セミナー「電子契約とのシステム連携で業務を完全自動化!」をオンラインで開催した。電子契約システムを導入し、ペーパーレス化やリモートワークは進んだものの、本来の目的の業務の効率化からつながっていくDXが進まない状況の企業が少なくない。
NXワンビシアーカイブズWAN―Sign事業推進室の福場貴氏は、「電子契約システムは、電子署名から契約書の管理まで一連の契約業務の流れをクラウドのオンラインで全て完結し、デジタルで手続きができる。業務の慣行に合わせて従来の印鑑のように電子印影の付与できるが、電子印影がなくても、電子契約書面は、誰が、何を、いつ締結したのかを証明し、紙の契約書と同等の法的な効力がある。また、契約書面に加え、様々な社内の文書でも活用できる。導入の効果には、印紙税や発送費などのコストの削減、契約締結手続きのスピードアップによる業務の効率化、管理体制を強化するコンプライアンスや内部統制の向上などがある。ペーパーレス化の紙の削減や、業務の効率化による働き方改革でSDGsの取り組みとしてアピールもできる」と説明した。
ただ、「電子契約システムは、様々な実態調査からも、企業全体の半数以上で現在、導入されているものの、社内の一部の部署など、活用先に偏りがある。そこで、導入しやすく、使いやすいシステムの選択が重要になる」と指摘。その際に有用なシステムとして、同社提供の電子契約・電子署名サービス「WAN―Sign」について、「署名方法は当事者型と立会人型のどちらでも選べる。当社グループの物流ビジネスで培った保管サービスは金融機関にも利用される高いセキュリティ性を担保し、電子書面だけでなく、当社で原本の紙の書面を代理保管し、電子も紙もシステムで一元管理ができる」と紹介した。
スリーシェイクIncubation事業部Bizチームマネージャーの関根章雄氏は、「現行の企業では、複数のシステムを活用し、その操作の手間や、データの二重登録と管理など煩雑さが発生している。業務の効率化では、電子契約システムと共に、他社の外部サービスとAPI連携することで、作業の手間や工数を削減できる」と指摘。そうした課題感を解消できるツールとして、同社提供のノーコード型ETLツール・データ連携ツール「Reckoner」について、「専門知識は特別に必要なく、データの加工や連携を図るハブの役割となる」と紹介した。
