東急コミュニティー 管理組合の書類を電子保存

　東急コミュニティーは、管理組合書類を電子保管し、閲覧・ダウンロードを可能にする「管理組合電子書庫」サービスを開発した。管理組合運営に関する議事録や住民に対するお知らせなどの書類を、同社が運営する居住者向けポータルサイト「Life Time Portal」に継続的に電子保管する。利用者は時間の制約を受けずに情報の取得が可能になる。収納スペースの削減、ペーパーレス化による環境保全にも寄与する。

　管理組合の運営で生じる議事録などの資料は、これまで紙で配付されることが多く、書類の保管場所や方法、個人情報の管理について課題があった。更に電子データに関しては、インターネットメールや外部サイトを利用する際、メールアドレスの共有や宛先ミスによる個人情報漏洩のリスクが懸念されていた。ポ ータルサイト「Life TimePortal」を活用した今回のサービスでは 、書類に含まれる個人情報に対してマスキングを施すことで、安心して利用できる仕組みを提供。また、公開資料や公開範囲、ダウンロード、フォルダ分けなど、細かいカスタマイズにも対応可能とした。