藤澤雅義の賃貸管理　現場中継　(63)　業務の「仕組み化」　ルーティン業務の質確保を　8割は定型化できる

　※今回は、オーナーズエージェント・コンサルティング事業部次長の今井基次が担当します。

　前回の「見える化」に引き続き、今回は「仕組み化」について解説をしていきます。「仕組み化」とは、「いつ・誰が・何回行っても、同じ品質やレベルの成果物が出来上がること」を言います。通常、業務上では繰り返し行う作業が多数発生しますが、それらを効率よく、かつミスなくバラツキを減らせるほうが望ましいはずです。

　例えば、オーナーへのお詫び文を作成するときに、毎回ゼロから作るのは非効率です。誰しもが上手に早く文章を作れることができればよいのですが、必ずしもそうではありません。そこで一度、定型の文章や構成を決めて標準型を作ってしまえば、次回以降も使い回しが効きますし、誰が作っても文章表現が大幅に変わることはないでしょう。