マン活に励む管理組合～良好なコミュニティの秘訣～　サンマンションアトレ東雪谷　東京都大田区　理事会の業務を省力化　ログシートを活用

　東急池上線の石川台駅から徒歩2分という便利な立地にある「サンマンションアトレ東雪谷」は、築23年、総戸数48戸のマンションです。管理組合の立ち上げ当初から立候補して理事を務めていた釜石さんは、竣工から5年目になったとき、理事会の際に過去の議事録を追うのが面倒になったことを課題だと考えていました。

　それまでは、話し合いの際に「管理規約の見直しをしたのはいつ?」とか、「来客用駐車場の運用はどうすることに決めたんだっけ?」というように、疑問が出てくるたびに過去の議事録を引っ張り出して、一つひとつ読み込んで拾っていくしかありませんでした。4期分の資料だけでも相当な分量で、今後もずっと増えていくことを考えれば、何か手を打ったほうがいいのは明白。そこで釜石さんは、これまでに総会や理事会で決議されたことだけを集めて、簡単なシートを作ることを提案したのです。

　釜石さんの考案した「決議事項ログシート」の作り方は、とても簡単です。(1)総会および理事会で決議された事項を1行に要約、(2)そこに第〇期、総会または理事会回数、開催日を付す、(3)分類別にして記録する、というもの。分類は、例えば「理事会運営」「管理費」「修繕積立金」「管理規約」などと分けておけば、その項目においてどのように見直しが行われてきたのかも、一目で分かります。しかも、エクセルで作成しているので、比較的誰でも利用することができるのです。