鈴与　紙も電子も容易に管理　契約書管理システムが伸長

　現状の企業では、紙と電子の二重管理や、部署ごとの契約情報の分散化によって、契約管理が業務負荷となっている。対応の漏れや書面の紛失、情報漏えいのリスクも抱えている。契約台帳は表記上の揺れや項目名に統一性がなく、検索の場面で負担になっている。

　同サービスは、電子契約の締結から、デジタル化で従前の紙の契約書を含めた紙と電子の両方の契約情報の管理までもが容易にできる。関連するテキスト文書や画像ファイルなどの添付もしやすい。締結する契約内容のレビュー(精査)履歴を含め、1つのシステム内に情報を集約して検索性が高くなり、契約情報を簡便に一元管理できる(イメージ図)。

　紙の原本の契約書や納品書など一連の書類は、同社専用倉庫「ドキュメントセンター」で保管する。都度、必要な書面だけを同社がPDF化してオンラインで送信する。契約台帳はデータ化してデジタル管理でき、期限管理機能で抜けや漏れを防げる。契約更新時期にメール通知されて、例えば、不動産管理物件の賃貸借契約の更新や、経年後のリフォーム提案などのタイミングが分かりやすい。